I - FORMALITES POUR LA CREATION DE L’IPM :

L'assemblée générale constitutive

Elle a principalement pour ordre du jour :

Création de l'Institution
Adoption des statuts et du règlement intérieur
Election des membres du collège des représentants

Par la suite, le collège des représentants se chargera de nommer les membres du conseil d'administration qui à son tour procédera à l'élection des membres du bureau exécutif.
Constitution du budget prévisionnel etc.

La constitution du dossier de demande d'agrément

Le dossier doit comprendre :
Une lettre de demande d'agrément des statuts et du règlement intérieur adressée au Ministre chargé du Travail;
Le procès-verbal de l'assemblée générale constitutive de l'IPM;
La ou les déclarations d'établissement des entreprises concernées visées par l'Inspection du Travail et de la sécurité sociale;
L'adresse précise de l'IPM avec toutes les informations utiles pour sa localisation;
Trois exemplaires du projet de statuts;
Trois exemplaires du projet de règlement intérieur;
Trois exemplaires du projet d'annexe au règlement intérieur;
La liste des structures agrées pour fournir les prestations;
La liste des membres des organes dirigeants (collège des représentants, conseil d'administration, bureau exécutif) accompagnée des contrats de travail des membres participants de ces organes.

Ce dossier doit être déposé auprès du Ministre du Travail qui vérifie la régularité des piàces fournies et leur conformité avec la réglementation des IPM avant d'accorder l'agrément.

L'IPM ne peut fonctionner valablement conformément à ses statuts et à son règlement intérieur qu'après notification de son agrément qui lui confère sa personnalité juridique.

Aussi, c'est seulement après un délai de 2 mois de cotisations (période de stage) que les participants à l'IPM peuvent prétendre aux prestations de cette Institution.

II - L'AFFILIATION A UNE IPM INTER ENTREPRISE

Certaines entreprises n'ont pas l'effectif requis pour créer des IPM d'entreprise, mais il n'en reste pas moins que l’affiliation à une IPM déjà existante ou la création d'une IPM interentreprises est obligatoire.

A ce titre, l'article 15 de la loi 75-50 du 3 avril 1975 précise que « l'autorité compétente peut aussi prescrire le regroupement des entreprises à faibles effectifs de salariés au sein d'une institution de prévoyance sociale interentreprises, ou l'adhésion de ces entreprises à une institution de prévoyance sociale déjà autorisée ».

L'article 14 du décret n°2012-832 du 7 aout 2012 ajoute : Toute IPM interentreprises est tenue d'accepter l'adhésion d'une entreprise qui la sollicite, sauf motif légitime notifié à l'entreprise demanderesse.

En cas de refus, l'entreprise saisit la tutelle qui désigne une IPM d'accueil dans les trois mois de la saisine.

Ainsi donc, s'il s'agit d'une IPM inter entreprise, les formalités de la création sont les mêmes.

Pour ce qui concerne l'affiliation de certains travailleurs à une IPM déjà existante, l'employeur qui rencontre des difficultés pour affilier ses travailleurs à une IPM inter entreprise peut saisir l'autorité compétente afin qu'il lui trouve une IPM d'accueil.

Une fois saisie du dossier, l'autorité se chargera de localiser une IPM inter entreprise appropriée en lui adressant une note afin d'intégrer les travailleurs de l'employeur demandeur (article 15loi 75-50).

III - INFOS PRATIQUES SUR LA COMPOSITION DES ORGANES DE L'IPM

1 - Le collège des représentants:
Il est composé des représentants des membres participants (travailleurs) et des membres adhérents (employeurs).
Les représentants des membres participants sont élus au scrutin secret par tous les membres participants de l'institution et en leur sein, sur la base des tranches de vote ci-après:
première tranche : de 300 à 500 participants il est élu pour cette première tranche, 20 représentants;
deuxième tranche : de 500 à 1.000 participants il est élu pour cette seconde tranche, en plus des 20 représentants de la première tranche, un représentant pour 50 participants ; 1000 - 500 : 50 = 10 participants ou nombre limite de participants – 500 :50 = n participants.
troisième tranche : au-delà de 1.000 participants il est élu pour cette troisième tranche, en plus des représentants élus par les deux premières tranches, un représentant pour 1.000 participants. Nombre total de participants – 1000 :1000 = n participants
. La somme totale de ces trois tranches constitue la représentation des membres participants dans le collège. Il est élu un représentant suppléant pour chaque représentant titulaire. Leur mandat est de 6 ans renouvelable.
Les représentants des membres adhérents sont composés de deux représentants adhérents si l'institution couvre une seule entreprise, ou d'un représentant par membre adhérent si l'institution couvre deux ou plusieurs entreprises.
Exemple : déterminer le nombre de membres du collège des représentants de l'IPM MIMA regroupant 5 entreprises avec un effectif total de 4000 participants.

Membres participants :
première tranche : 300 à 500 : 20 représentants
deuxième tranche : 500 à 1000 : 1000 – 500 :50 = 10 participants
troisième tranche : 4000 – 1000 : 1000 = 3 participants
Total= 20 + 10 + 3 = 33 représentants participants

Membres adhérents :
Quand l'Institution couvre deux ou plusieurs entreprises, il y aura un représentant par membre adhérent.
5 entreprises = 5 représentants adhérents
Cela fait un collège des représentants de 38 membres.

2 - le Conseil d'administration

Pour les participants :
8 membres participants au moins et de 28 au plus, nommés pour deux ans et rééligibles, appartenant à un titre quelconque à l'institution. Donc entre 8 et 28 membres.

Pour les adhérents :
deux sièges lorsque l'institution ne couvre qu'une seule entreprise,
un siège par membre adhérent, employeur des membres participants, lorsque l'institution groupe deux ou plusieurs entreprises.

Le président et le vice-président :
Ils sont élus par le conseil d'administration, en son sein, au scrutin secret et à la majorité simple.

3 - le Bureau exécutif
Le gérant: Le gérant, choisi en dehors des membres du conseil d'administration est nommé par ce conseil dans le cadre d'une procédure précisée par les statuts de l'IPM.
Il peut aussi être engagé par un contrat de travail.
Le gérant doit nécessairement satisfaire aux exigences déclinées dans le profil type annexé aux statuts et règlement intérieur.
Le secrétaire général : élu, par le CA, parmi ses membres, en dehors du président et du vice-président, au scrutin secret et à la majorité des deux tiers.
Le trésorier : élu, par le CA, parmi ses membres, en dehors du président et du vice-président, au scrutin secret et à la majorité des deux tiers. Il est choisi obligatoirement parmi les membres adhérents.

IV - OBLIGATIONS, CONTRÔLE ET CONTENTIEUX DES IPM

Dans le courant du premier semestre suivant la fin de chaque exercice, obligation de transmission du rapport annuel de l'IPM (effectifs, cotisations, prestations, bilan…) par le PCA au Ministre chargé du Travail et de la Sécurité sociale.
communication à tout moment des livres, registres, procès-verbaux et pièces comptables de toute nature, à l'Inspection du Travail et de la Sécurité Sociale.
litige au sein du Conseil d'Administration : Un droit de recours à l'arbitrage par le Directeur du Travail, est reconnu à tout membre du Conseil d'Administration en cas de contentieux portant notamment sur la nature des prestations; les modifications du taux des cotisations, de celui des remboursements, des forfaits; la désignation des personnes chargées du fonctionnement de l'institution; l'exclusion des membres.
en cas de refus par le bureau exécutif de l'IPM de prendre en charge des prestations que le membre participant estime être dues, le différend pourra être porté devant le Conseil d'Administration de l'institution, sans préjudice du droit de saisir le Tribunal du Travail du siège de l'institution.

V - RECOUVREMENT

Le recouvrement des sommes dues, tant par les employeurs que par les travailleurs, aux institutions de prévoyance sociale qui ont été autorisées dans les conditions de l'article 3 de la présente loi, s'opère, en faveur desdites institutions, conformément aux dispositions des articles 149 à 156 du Code de la sécurité sociale.

Toute action ou poursuite en recouvrement de cotisations, et autres sommes dues de même nature est obligatoirement précédée d'une mise en demeure, par lettre recommandée avec demande d'avis de réception de l'IPM, invitant l'employeur à régulariser sa situation dans un délai compris entre 15 jours et 3 mois.

Si la mise en demeure reste sans effet, l'IPM peut exercer l'action civile en délivrant une contrainte visée et rendue exécutoire dans un délai de cinq jours par le président du tribunal de travail compétent.

Cette contrainte fait l'objet d'une signification par voie d'huissier.

L'employeur peut former opposition à la contrainte auprès du greffe du tribunal du travail dans les quinze jours à compter de la date de la signification prévue à l'alinéa précédent, sous peine d'irrecevabilité.

En cas de recevabilité de l'opposition, le président du tribunal procède à une tentative de conciliation. Les articles 214, 216 alinéa 2, 219 alinéas 2 et 3 et 220 du code du travail sont applicables.

En cas de non conciliation, le tribunal statue en chambre du conseil et sa décision n'est pas susceptible d'opposition.

Le tribunal peut ordonner l'exécution par provision de toutes ses décisions. Le secrétaire du tribunal du travail notifie, dans la huitaine, la décision à chacune des parties par lettre recommandée avec accusé de réception ou par tout autre moyen.

L'appel des décisions du président du tribunal du travail de Dakar peut être interjeté par chacune des parties intéressées dans les 15 jours de la notification.

L'action civile en recouvrement des cotisations et autres sommes dues par l'employeur, intentée indépendamment ou après extinction de l'action publique, se prescrit par 5 ans, à dater de l'expiration du délai suivant la mise en demeure.

Le paiement des cotisations est garanti pendant cinq ans à dater dès leur exigibilité par un privilège sur les biens meubles du débiteur, en quelque lieu qu'ils se trouvent et par une hypothèque légale sur les biens immeubles dudit débiteur.

Les amendes sont appliquées autant de fois qu'il y a de travailleurs pour lesquels les versements n'ont pas été ou n'ont été que partiellement effectués, sans que le montant des amendes infligées à un même contrevenant puisse excéder 50 fois le taux maxima des amendes prévues;

NB : Le contrôle de l'application de la présente loi est assuré par les Inspecteurs du Travail et de la Sécurité Sociale conformément au code du travail.